DIGITALIZAREA ȘI AUTOMATIZAREA REPREZINTĂ VIITORUL ÎN BUSINESS

Ce este digitalizarea?

Procesul de digitalizare a afacerilor prinde tot mai mult avânt la noi în țară. Digitalizarea devine o necesitate în afaceri din cauza vitezei cu care lumea se dezvoltă. Angajații evoluează, job-urile se transformă, iar afacerile se automatizează tot mai mult. Munca mintală câștigă teren în fața muncii fizice, rolul angajaților devenind cel de a gândi procese, de a introduce date și de a verifica sisteme și roboți. Aceasta este noua realitate

Digitalizarea este un proces și este diferit pentru fiecare firmă în parte. Poate fi diferit chiar și pentru firme care au exact același domeniu de activitate. De aceea este greu să găsești o definiție exactă pentru ce înseamnă digitalizare.

Digitalizarea este procesul prin care introducem tehnologia digitală în anumite procese din business. Prin acest proces rezultă schimbări majore în organizarea afacerii și în modul de operare a acesteia. Mai mult de atât, digitalizarea reprezintă o schimbare de mentalitate într-un business sau într-o organizație. Digitalizarea este unul dintre pașii importanți în crearea unui business cât mai automatizat.

Exemplu de digitalizare

Timpul oamenilor devine tot mai important și tot mai scump, de aceea, devine neprofitabil să ai oameni care să facă anumite lucruri ușoare. Dacă ai o firmă în domeniul comerțului și faci aproximativ 100 de facturi pe zi pentru clienți, toate de mână, probabil ai un om care doar asta trebuie să facă toată ziua. E un chin și pentru tine și pentru el. În schimb, poți să-ți cumperi un soft cu care să faci facturile și să salvezi toate date. Astfel, economisești cel puțin jumătate din timpul peirdut cu facturile scrise de mână. Acesta este cel mai simplu exemplu de digitalizare în business. Acest model de digitalizare se poate extinde și mai departe. Dacă soft-ul respectiv îți permite, poți salva partenerii, produsele și prețurile acestora. Totul se face extrem de simplu. Din 5-10 click-uri ai făcut o factură nouă. Nici măcar un minut! De ce ai plăti un om, chiar și cu salariul minim, când poți plăti un soft să facă această treabă, iar omul îl poți folosi implica într-o muncă creativă, cu o valoare mai mare atât pentru tine, cât și pentru el?

Procesul de digitizare

Digitizarea și digitalizarea sunt diferite. Deseori, lumea încurcă cele două procese din cauza numelor foarte asemănătoare. Digitizarea e procesul de transformare a datelor analogice în date digitale. Ce înseamnă date analogice? Simplu, date non-digitale. De exemplu: Faci o comandă online și primești o factură fizică cu detaliile comenzii. E o bătaie de cap, trebuie să trimiți factura la contabilitate, să ai grijă să nu o pierzi, etc. Dacă primești o factură digitală tot ce trebuie să faci este să dai forward cu factura către contabilul tău. Digitizarea este acel proces care transformă datele analogice în date digitale.

După ce ai digitizat afacerea poți începe să te pregătești de digitalizare. Digitalizarea funcționează cu ajutorul datelor digitale. Dacă faci comerț și ai un catalog/o revistă cu produse, trebuie mai întâi să digitizezi acel calendar. După ce ai toate articolele în format digital te poți ocupa de digitalizare.

Beneficii Digitalizare

Ce beneficii aduce procesul de digitalizare?

Cele mai importante beneficii aduse de digitalizare: Economie de timp și resurse! Ca sa aduc un exemplu voi impartasi o poveste:

Doi pădurari participă la un concurs de tăiat copaci. Fiecare primește un topor vechi și un copac uriaș pe care trebuie să-l taie. Primul pădurar se apucă de treabă și după opt ore de efort reușește să doboare copacul. Al doilea pădurar își ascute toporul timp de trei ore și se apucă de tăiat. Doboară copacul în trei ore cu un efort mai mic decât primul pădurar și câștigă trofeul. Rezultate mai bune într-un timp mai scurt.

Digitalizarea este echivalentul ascuțirii toporului din exemplul de față. Necesită un efort inițial, dar apoi aduce rezultate mai bune într-un timp mai scurt consumând resurse mai puține.

Digitalizarea este modul ideal de a scala în afaceri.

Ce procese poți automatiza în afacerea ta?

Aceste procese diferă în funcție de domeniul de lucru și cultura organizațională a afacerii. Ce procese se pot digitalize intr-o firma?

1. Facturarea

Dacă încă scrii facturi de mână atunci trebuie să începi cu procesul de facturare. Dacă faci facturile în Word, sau Excel, atunci trebuie să începi automatizarea facturării. O factură ar trebui să fie gata în câteva secunde. În loc să scrii de la zero toate datele ( fie de mână, fie pe tastatură), poți folosi un soft de facturare care să salveze datele partenerilor tăi, dar și a produselor tale și să le selectezi automat. 3-4 click-uri pentru o factură. Maxim 30 de secunde și ai trecut la următoarea. Recomand un astfel de soft simplu de facturare dacă ai un număr mic de facturi. Dacă ai un număr mai mare de facturi ai putea să te orientezi spre facturarea automată. De exemplu, dacă ai un magazin online și ai câteva sute de comenzi, facturarea ar putea dura o veșnicie.

Mereu ai clienți noi și chiar dacă petreci 30 de secunde la o factură, vei pierde foarte mult timp la un nivel mare de documente. În schimb, cu facturarea automată tu nu mai trebuie să faci nimic. Clientul face comanda, facturistul automat preia datele din comandă și le trece pe factură. Factura se generează automat și se trimite prin e-mail la client. Un astfel de soft este util pentru toți antreprenorii care au un număr mediu sau mare de comenzi pe lună.

2. Gestionarea lead-urilor și a oportunităților

Ai pățit vreodată să uiți de o întâlnire, de un eveniment sau de o ofertă? Astfel de cazuri sunt întâlnite foarte des în lumea antreprenorilor. Din păcate, o mică greșeală de genul te poate costa o colaborare sau chiar mai multe. Angajații pot greși și ei. Câte lead-uri se pierd pe an deoarece angajații uită să revină, sau nu ajung la întâlniri sau uită complet de un posibil client.

Uitatul e natural și sănătos, dar nu și în afaceri. De aceea, pentru firmele care lucrează cu agenți de vânzări sau cu oameni de marketing, se recomanda achiziționarea unui CRM. CRM – Customer Relationship Manager este un soft de gestionare a relațiilor cu clienții, sau cu potențialii clienți. Aici se pot introduce lead-uri noi, oportunități noi, acțiuni noi,se pot seta partenerii și să atribuie sarcini echipei tale, se pot vizualiza rezultatele fiecărui agent de vânzări, se pot creea campanii de marketing și multe, multe altele. Cu un astfel de tool antreprenorul va sti mereu ce se întâmplă în compania , ce lead-uri există, unde se pierd cele mai multe lead-uri și ce trebuie îmbunătățit. Agenții de vânzări vor putea organiza direct evenimente/webinarii/prezentări cu potențialii clienți și vor putea seta remindere. Va exista mereu o situație a fiecărui lead din platformă.

3. Salarizarea

Când ai 5 angajați, salarizarea se face rapid și ușor. Dar când ai 20? 50? 100? 1000??? Nu mai e atât de ușor. Unii angajați au fost în concediu, unii și-au luat concediu medical, unii au avut zile libere neplătite. De aceea, un sistem de pontaj + un soft de salarizare este maim ult decat util intr-o firma. Declarația 112 generată automat, împărțirea zilelor libere, avansurilor, salariilor, defalcarea salariilor și multe altele.

4. Comerțul

Comerțul se poate digitaliza în mai multe moduri. Ideal ar fi să se identificice workflow-ul și după să se ia fiecare proces în parte pentru digitalizare. Se poate începe cu comenzile și cu ofertele. O bază de date cu articole și cu partenerii, un template de ofertă și de comandă, iar apoi totul se va face dintr-un dropdown. Câteva minute pentru a crea o comandă sau o ofertă. Când un salariatul va onora o comandă parțial sau complet, sistemul va scădea automat din stoc produsele respective. Comanda se închide cu o factură. Oferta se poate transforma într-o comandă. Dacă după onorarea unei comenzi, stocul se apropie de 0 sau de o valoare minimă presetată de tine în baza analizei de vânzări medii/zilnice pe perioada echivalentă, pe care sistemul ți-o furnizează, poți seta o comandă automată la furnizor ca să nu pierzi vânzări (deoarece la stoc 0 – tu vei mai avea câteva zile de aprovizionare – lead time – necesare reîntregirii stocului). Automatizarea se poate dezvolta până cuprinde tot fluxul.

Pentru un magazin online, se pot automatiza plățile, comenzile, facturarea, etc. Mai mult timp liber înseamnă vânzări mai multe. Dacă se salveaza o oră pe zi pentru fiecare om din echipa , fiecare persoană va avea în jur de 240 de ore extra pe an pentru a se concentra pe altă parte a afacerii sau pe dezvoltarea afacerii.

5. Depozitarea

Depozit Digitalizat

Depozit Clasic

Fiecare cutie/palet are locul ei înregistrat prin scanare într-un sistem dedicat

Cutiile și paleții sunt împrăștiați peste tot.

Printr-o simplă scanare afli tot conținutul pachetului

Trebuie să desfaci complet un colet mai vechi ca să știi ce este înăuntru.

Nimic nu se pierde, deoarece există o evidență digitalizată a depozitului

Se pierd și se încurcă constant colete.

Capacitatea depozitului nu va fi niciodată depășită pentru că sistemul din spate nu te va lăsa.

Capacitatea depozitului va fi depășită, se vor încurca/deteriora colete și paleți.

Angajați puțini care știu perfect ce au de făcut.

Mulți angajați suprasolicitați care nu fac față haosului

Inventariere realizată ușor și rapid.

Inventariere întinsă pe mai multe zile și cu mulți oameni implicați

Ciclul de comandă îmbunătățit – livrare mai rapidă și fără greșeli

Livrare lentă și cu greșeli de livrare

Indicator de comenzi – fără stoc și livrare mult îmbunătățită

Niciun indicator și stoc tot mai mare

Costuri reduse cu retururi, marfă deteriorată sau livrări greșite

Costuri mari cu retururile, livrările greșite și marfa deteriorate