Transformarea digitală: ce este, de ce este importantă pentru companii și cine trebuie să se ocupe de acest proces
Printre numeroasele sale provocări, anul 2020 a adus un beneficiu evident pentru companiile din România: transformarea digitală, indiferent dacă acestea sunt sau nu pregătite pentru acest pas. Dar mai întâi de toate – ce este de fapt transformarea digitală și care este diferența dintre digitizare și digitalizare?
Digitizarea se referă la procesul de colectare a informațiilor analogice disponibile pe hârtie și transpunerea acestora într-un format digital, astfel încât să poată fi stocate, procesate și transmise pe computer.Digitalizarea prevede utilizarea tehnologiilor și informațiilor digitale pentru automatizarea operațiunilor și proceselor din cadrul unei organizații.
În ceea ce privește transformarea digitală, aceasta reprezintă mai mult o chestiune operațională decât una de tehnologie. Transformarea digitală nu este despre mașini, ci despre oameni. În procesul de transformare digitală este necesară adoptarea la o scară largă a schimbărilor culturale pentru a beneficia pe deplin de utilizarea tehnologiilor digitale. Asta înseamnă schimbări organizaționale orientate spre client, susținute de conducerea companiei și aplicate de angajați motivați.
Nevoia de digitalizare este tot mai prezentă în rândul companiilor, iar acestea sunt constant în căutarea unor soluții care să le facă munca mai eficientă, mai rapidă și care să le aducă rezultatele dorite. O investiție în procesele de digitalizare se poate dovedi a fi o idee bună pe termen lung, deoarece va ajuta firma să economisească timp și resurse financiare necesare pentru desfășuarea proceselor manuale.
Mai ales în cazul societăților cu un un număr mare de angajați, nevoia de digitalizare se resimte constant pentru că doar astfel se poate scăpa de procedurile greoaie din domeniile HR și payroll. Atât cei care se ocupă de gestionarea resurselor umane și de salarizare, dar și angajații, beneficiază de pe urma trecerii procedurilor repetitive și manuale în lumea digitală. Această tranziție transformă sarcinile adminsitrative în operațiuni simplificate și care pot fi efectuate cu ușurință.
Principalele bariere în digitalizarea companiilor din România
Reticența la schimbare a angajaților reprezintă principala barieră în calea digitalizării.
Dincolo de lipsa cunoștințelor și a abilităților digitale, reticența privind adoptarea noilor tehnologii este influențată de temerea angajaților că își vor pierde locul de muncă. De aceea, leadership-ul companiei joacă un rol important în asigurarea disponibilității acestor resurse cheie și abordarea strategică a digitalizării.
Pandemia nu a impus doar lucrul de acasă. I-a determinat pe managerii companiilor să se concentreze pe digitalizare. Și aici nu este vorba doar despre vânzări online, ci și despre deservirea clienților la distanță. Digitalizarea înseamnă un număr mare de instrumente care eficientizează munca în cadrul unei companii.
În ciuda trecerii tot mai frecvente la contabilitatea online, sunt încă multe companii care lucrează cu facturi tipărite. Vrafurile de documente invadează diferitele departamente, iar procesarea lor durează adesea câteva zile. Acest lucu, inseamnă cheltuieli cu transportul documentelor, depozitarea și protejarea acestora, dar si impact negativ asupra mediului. De aceea, una dintre primele soluții de a reduce cheltuielile este aceea de a reduce la minimum numărul documentelor tipărite.
Lumea digitală: construirea unei afaceri reziliente și de succes
Deși digitalizarea afacerii tale, adică activarea, îmbunătățirea sau transformarea procesului de afaceri prin utilizarea tehnologiilor digitale (de exemplu Soft-uri, Echipamente electronice) și a datelor deigitale, poate implica investiții inițiale și o creștere a costurilor, dacă se soldează cu succes, digitalizarea are multe beneficii, inclusiv:
•creșterea veniturilor prin penetrarea a noi piețe regionale și globale;
•crearea unei rețele mai apropiată cu clienții, adesea măsurată prin creșterea indexului de recomandare de către clienți (Net Promoting Score, NPS);
•accelerarea procesului de introducere a produsului pe piață;
•creșterea profitului în baza veniturilor îmbunătățite și costurilor optimizate;
•rată mai mare de retenție a clienților prin metode facile și directe de abordare a acestora;
•rată mai mare de retenție a angajaților datorată unei satisfacții generale sporite în ceea ce privește modul de conduce afacerea.
Întreprinderile care investesc în tehnologii, soluții IT și digitalizare tind să fie mai agile. Aceasta se întâmplă deoarece digitalizarea merge, de obicei, mână în mână cu structuri organizaționale mai flexibile. Drept urmare, întreprinderile sunt capabile să se adapteze cu ușurință la noi provocări și evenimente neașteptate. Modul digital de a conduce afacerea permite reacția rapidă la schimbările pieței, construind reziliență.
Dacă consideri o trecere a afacerii pe online, reține că digitalizarea presupune nu doar achiziționarea și implementarea instrumentelor digitale și a software-urilor IT. Aceasta presupune transformarea întregii întreprinderi, inclusiv a modelelor operaționale și a oamenilor.
Devino sustenabil
Transformarea digitală a întreprinderii tale va contribui la conferirea rezilienței și asigurarea sustenabilității acesteia. Digitalizarea și sustenabilitatea reprezintă două influențe puternice a pieței în mediul ÎMM-urilor. Procesele digitale bine puse la punct vor contribui la dezvoltarea unei abordări ecologice și sustenabile a întreprinderii prin reducerea deșeurilor. Pe lângă o identificare a impactului afacerii tale asupra mediului, acest lucru te ajută la accesarea de clienți noi și la ecologizarea afacerii. Tehnologiile inteligente nu sunt întotdeauna costisitoare. ÎMM-urile, în special, cele sustenabile și eficiente, se pot baza pe aplicații ușor disponibile (și ieftine). Acestea aproape întotdeauna economisesc resurse financiare pe termen lung.
Câteva dintre beneficiile tipice pentru mediul înconjurător și sustenabilitatea afacerilor digitale includ:
•reducerea hârtiei, sau și mai general, a amprentelor de carbon și deșeuri;
•procese mai rapide și mai eficiente, care utilizează resurse puține;
•soluții digitalizate de producere și de fabricare pentru îmbunătățirea eficienței afacerii, reducerea deșeurilor și producerea mărfurilor și serviciilor ecologice.
Noile generații de clienți și angajați tind să aleagă produse ecologice și, respectiv, preferă să lucreze pentru companii sustenabile. Din perspectiva imaginii și a reputației, creșterea atractivității pentru acești potențiali clienți și angajați va contribui la maximizarea profitului în viitor și la mărirea cotei pe piață.
Sustenabilitatea reduce impactul asupra mediului și întărește performanța operațională și reziliența întreprinderii. Investițiile în Instrumente digitale pot contribui la reducerea consumului de resurse necesare întreprinderii. De asemenea, astfel de investiții duc la previzibilitate și reacție eficientă la viitoarele necesități.